miércoles, 12 de noviembre de 2014

Implicación de las personas con ISO y con EFQM


Este año me ha tocado evaluar frente al modelo EFQM a dos organizaciones que provenían de llevar años con un sistema de gestión basado y cumpliendo los requisitos de la Norma ISO 9001. Estoy seguro de que la práctica totalidad de los lectores conocéis que es y que supone la Norma ISO, pero por si acaso, aquí esta nuestro amigo wiki para ayudarnos http://es.wikipedia.org/wiki/ISO_9001.
En otro momento nos plantearemos debatir sobre los cambios y mejoras que supone la versión para 2015 de la Norma, pero hoy quería comentar la diferencia que, de manera espontánea, sin preguntarlo, nos comentaban en la visita las dos organizaciones evaluadas, respecto a la diferencia que habían visto en cuanto a la gestión e implicación de las personas de la organización, entre los dos sistemas: “EFQM nos “exige” mas implicación de todo el personal en la gestión de todo el sistema, la Norma ISO la llevaba yo”.
Hace muchos años que no participo en un sistema de gestión basado en ISO, veo que el capitulo 6 de la norma esta dedicado a la gestión de los Recursos y que ahí se incluye los requisitos para la gestión de los recursos humanos, pero desconozco hasta donde llegan comparados con los del modelo EFQM en los subcriterios del criterio 3: planes de gestión de las personas para apoyar la estrategia, desarrollar el conocimiento y las capacidades, alinear las personas con las necesidades de la organización, implicándolas y asumiendo su responsabilidad, comunicándose eficazmente con ellas y recompensando y reconociéndolas. Y en el criterio 7, midiendo su satisfacción y gestionando indicadores orientadores de su rendimiento.
En la tabla de requisitos para el éxito……………. Todos los componentes son necesarios, pero los que implican a los seres humanos: Líderes y Personas, son básicos, sin la participación activa de las personas no habrá innovación ni creatividad, de la que tanto hablamos estos últimos años como clave para asegurar el futuro de nuestras organizaciones; y son las personas las que deben realizar los ciclos PDCA en los procesos, por eso creo necesaria y básica la implicación de las personas de forma generalizada en el sistema de gestión de la organización. Mi duda es si con el sistema de la Norma ISO se alcanza o no esa implicación a la vista de lo manifestado en las evaluaciones recientes.



Por eso os pregunto a los que gestionáis con los requisitos de la Norma ISO 9001
¿Incluye como requisito la Norma ISO 9001 la medición de la satisfacción de las personas?
¿Qué aspectos de la gestión de las personas que incluye EFQM en el criterio 3 incluye la norma ISO?, ¿alguno de los aspectos que echéis en falta en la norma?, ¿incluye algún aspecto que no incluya el modelo EFQM? 

jueves, 18 de septiembre de 2014

¿Hacemos un análisis DAFO de nuestras administraciones?



Seguramente ninguno/a de nosotros necesite una explicación de lo que es un análisis DAFO, pero seguro que a todos nos vendrá bien recordarlo, si lo vamos a trabajar: http://es.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lisis_DAFO
Es sabido que estos análisis son más para organizaciones individuales, ya que las debilidades y fortalezas son internas, propias de cada organización, y por lo tanto no generalizables, pero por otro lado, estoy convencido de que las fortalezas y debilidades también pueden ser, al menos las más importantes, comunes a la generalidad de nuestras administraciones.
Como a pesar de mis esfuerzos e interés por seguir la realidad de nuestras administraciones tanto desde publicaciones oficiales (Informes de la CORA, Informes anuales de AEVAL, publicaciones de artículos en revistas) y en los grupos de debate de las redes sociales, soy plenamente consciente de mis limitados conocimientos sobre el conjunto de aspectos, así que como casi siempre me voy a limitar a aportar algunos aspectos y espero que el debate y las aportaciones del resto de miembros de los grupos de debate enriquezca los aspectos y que posteriormente, y si hay muchos o disparidad elementos, los podamos someter a consulta en un formulario para intentar quedarnos con los entre 5 y 10 aspectos que reflejen las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades para nuestras administraciones
Siendo que los próximos 27 y 28 de octubre se celebran las VIII Jornadas de Calidad de Málaga, en ellas podremos profundizar en el debate y aportaciones para enriquecer este DAFO: http://calidad.malaga.eu/         y dejar en las redes sociales los resultados finales consensuados en Málaga

Aquí va mi primera aproximación 

Debilidades internas de nuestras administraciones:
  1. Excesivo número de organismos, muchos con pequeño tamaño: existen 18.000 organismos públicos en España
  2. A pesar de los planes y medidas de reforma, excesiva duplicidad de servicios
  3. Excesivo nivel de endeudamiento que conlleva una importante carga de pago de intereses y amortización cada año
  4. Los principios en los que nos basamos provienen de los años 50 del siglo XX
  5. Dispar desarrollo e implantación de medios tecnológicos
  6. Excesiva fragmentación de los sistemas tecnológicos que impiden una ágil interoperabilidad entre administraciones.
  7. Personal poco motivado, no tanto por los recortes continuados, como por la falta de criterios relacionados con la priorización de los servicios y el continuo goteo de los casos de corrupción al que asiste la sociedad
  8. Limitación indiscriminada en la reposición de efectivos
  9. La gestión de los recursos humanos es débil: no esta retribuyendo en función del rendimiento
Amenazas externas para nuestras administraciones:
  1. Los escándalos de corrupción han deteriorado la valoración de los responsables políticos que son los que deben liderar la gestión: los políticos son considerados por la sociedad como el segundo problema mas grave de nuestro país, y son los que lideran y debeb liderar las administraciones.
  2. Lejos del nivel de consolidación fiscal: los ingresos anuales no alcanzan con los gastos, con déficit que aun está por encima del 3 % y el reto de llegar al equilibrio a medio plazo
  3. Tendencia a la privatización de servicios sin análisis rigurosos de la eficiencia de dichas medidas.
  4. Falta de desarrollo de la Dirección Pública Profesional.
  5. Previsible fragmentación del voto con necesidad de gobiernos de coalición con poca experiencia en nuestro país en los mismos.
Fortalezas de nuestras administraciones:
  1. Disponemos de talento en las personas de nuestras organizaciones en muchas de las áreas de conocimiento necesarias para nuestras organizaciones.
  2. A nivel técnico, e incluso de redes con nivel político, como las Comisiones de la FEMP o la Red Interadministrativa de calidad, la colaboración es buena y el benchmarking para aprender y compartir de los mejores es un hecho.
  3. Para bien y para mal, las administraciones a través de la regulación normativa, disponen del instrumento para hacer legal o ilegal los derechos y deberes en la sociedad: pueden aumentar o reducir ingresos y gastos, poner o quitar servicios. Aunque una ley no soluciona los problemas (violencia de genero o pobreza)
  4. Las mayores inversiones en tecnología ya se han realizado, el reto es desplegar y generalizar el uso y reutilizar aplicaciones en vez de seguir inventando.
  5.  
Oportunidades para nuestras administraciones:
  1. Pendiente la integración de procesos interadministrativos
  2. La situación de deterioro de la valoración de la clase política debe llevarla a incorporar nuevas medidas de mejora en la transparencia, pero tambien para la gestión, pues sin mejora de la gestión poco valor se aporta con la transparencia.
  3. Disponibilidad de las redes sociales en las que compartir de manera inmediata y barata las mejores formas de hacer.
  4. Lo mismo para las herramientas de formación en aprendizaje on line
  5.  

jueves, 10 de julio de 2014

Valores en las administraciones del siglo XXI



Se nos ha acabado el mundial de fútbol. Hemos oído que tal o cual selección no ha sido fiel a sus valores de entrega, creatividad, presión, fortaleza.
 Hemos visto (los amantes del fútbol) como  ha habido selecciones que han incorporado nuevos valores, como la creatividad y el juego al toque de Alemania (no se el resultado de la final), pero, ¿y en nuestras administraciones?, ¿que esta pasando con los valores?, los estamos cambiando, son los mismos, se hace algo por implantarlos en nuestras organizaciones.
El Manual del Modelo EFQM define a los valores como: “Filosofía o principios operativos que rigen la conducta interna de una organización y su relación con el mundo exterior. Los valores aportan directrices a las personas sobre lo que es bueno o deseable y lo que no. Ejercen una influencia fundamental en el comportamiento de individuos y equipos y sirven como directrices generales en todas las situaciones”.
El artículo 103 de nuestra Constitución, el que uso para dar nombre a mi blog, nos dice desde 1978 que: “La Administración Pública sirve con objetividad los intereses generales y actúa de acuerdo con los principios de eficacia, jerarquía, descentralización, desconcentración y coordinación, con sometimiento pleno a la ley y al Derecho.”
En ARAD, ONG de Ayuda a las personas con problemas de drogas y a sus familiares, los valores que se han dado son:
 
RESPETO
AUTONOMÍA
SIN ÁNIMO DE LUCRO
ACONFESIONALIDAD
PROFESIONALIDAD
PARTICIPACION
CREATIVIDAD
SOMOS APOLÍTICOS
TRANSPARENCIA
SOLIDARIDAD
CALIDAD
COMPROMISO
DISPONIBILIDAD
ADAPTABILIDAD














En mi organización, Secretaría General Técnica de la Consejería de Administración Pública y Hacienda nos hemos dado estos valores:
  1. Orientación a los ciudadanos y resto de clientes de la administración
  1. Colaboración con todos los agentes a través de una comunicación eficaz
  1. Transparencia, accesibilidad y responsabilidad en nuestras actuaciones, que permita la cercanía a nuestros clientes a través de una cultura de mejora continua en nuestros procesos.
  1. Orientación al logro como base de eficiencia y eficacia.
  1. Innovación y creatividad para el desarrollo dinámico de la Secretaría.
  1. Trabajo en equipo como parte fundamental para el desarrollo, capacitación y formación del personal para una prestación del servicio eficaz.
  1. Respeto a nuestro entorno, con actuaciones éticas y con respeto al Medioambiente.

       En el Ayuntamiento de Logroño, además de los anteriores se han dado estos otros:

    1. Eficiencia en la gestión
    2. Cercanía
    3. Profesionalidad
    4. Objetividad, neutralidad e integridad
En REGTSA, Premios Nacional e Iberoamericano por su Excelencia, los valores que tienen asumidos son:
  1. Sostenibilidad económica
  2. Transparencia y responsabilidad
  3. El crecimiento personal y profesional de nuestros empleados
  4. La innovación en productos y servicios
  5. El progreso a través de las alianzas
  6. La responsabilidad Social, Ambiental y en materia de Seguridad de la Información
Mis dudas surgen a la hora de valorar si realmente en nuestras administraciones asumimos estos valores y si los hacemos llegar como directrices para nuestras personas, para que rijan nuestra conducta en el día a día de nuestras actuaciones. En el pie de firma en mis correos (no tenemos política oficial de firma en los correos) estoy utilizando esta: “La organización, cualquiera que sea, tiene que contar con líderes que sean modelos de referencia para el resto de la organización, y si esto no existe todas las demás teorías sobre motivación de las personas se van a caer antes o después. (Manuel Rodríguez, Coordinador de REGTSA, Premios Nacional e Iberoamericano por su Excelencia).
Me gustaría  que debatiésemos sobre:
  1. Si echáis de menos algún valor  para nuestras administraciones del siglo XXI
  2. Por el contrario si alguno de los que he recogido os parece que ya sobra en ellas
  3. Si en vuestra organización existen definidos y si son conocidos y asumidos por el personal
  4. Si, aunque cada administración debe optar y elaborar sus propios valores nos animamos a hacer un decálogo de valores que no deben faltar en una administración
Un debate aparentemente light para estas fechas de verano, del que os dejo un buen ramillete de valores para no tener que pensar, pero que para mi, son fundamentales por aquello de que “lo que se cree, se crea”  y para que no nos pase como a muchas selecciones de fútbol, de cuyo nombre si quiero acordarme, que han tenido valores, pero los olvidaron, bien por que se los cambio el entrenador, caso de Brasil, bien porque no se acordaron de aplicarlos en los partidos, caso de los jugadores de España.

Nota: como estamos en verano y hay que relajarse, también vale hablar del mundial de fútbol, o sea de lideres, de personas, de sistemas y modelos de juego….. 
Y como somos innovadores os propongo probar un formulario en Drive en el que poder votar los 10 valores que nos parecen mas importantes en nuestra administración. Si nos resulta interesante lo podremos utilizar para otras votaciones: Enlace al formulario para votar los valores