- POLÍTICA, PLANIFICACIÓN Y ESTRATEGIA.
La
base para la existencia de cualquier organización pública es que ha sido creada
por una normativa y tiene encomendada una serie de funciones, más o menos
antiguas o recientes. Para la actualización y despliegue de esas funciones,
tras cada cita electoral, el partido de gobierno hace entrega de su programa
que se convierte en el de gobierno. Los Órganos y unidades administrativas
deben transformar en planes estratégicos de legislatura mediante un trabajo conjunto
de responsables políticos y funcionariales.
Sin la participación e implicación de sus líderes ninguna
organización va a poder definir y planificar su Estrategia, así que la
existencia de esta, es la base de la evidencia y calidad del liderazgo de la
organización. Y en las encuestas de personas valoraremos si su implicación es
excelente o no.
Para
avanzar en el adecuado desarrollo del eje Planificación
y Estrategia, las personas directivas y las responsables de la organización impulsarán
las siguientes líneas de actuación, promoviendo la implicación y la
responsabilidad colectiva entorno a ellas del conjunto de las personas que la componen.
1.1.
COORDINAR ADECUADAMENTE LAS POLÍTICAS Y LA GESTIÓN
Existen hasta cuatro
niveles administrativos: europeo, nacional, autonómico y local. Para definir
adecuadamente sus Estrategias es necesario que la organización conozca como le
afectan las estrategias que tengan vigentes los niveles administrativos
superiores.
Para ello, los
cargos electos y las personas responsables de la unidad pueden impulsar
y comprometerse, junto con el conjunto de personas que la componen, con las
acciones siguientes:
ü Conocer las estrategias y objetivos de los
Gobiernos superiores al suyo y el programa electoral
de su propio gobierno que afectan a su ámbito de responsabilidad para desplegarlos
en planes, programas o acciones.
ü Conocer las estrategias y los planes transversales definidos para
el conjunto de su Gobierno, a fin de plantearse de qué manera la estrategia
específica de la unidad puede contribuir al logro de esas estrategias.
ü Analizar los cambios relevantes de tipo político,
legal y otros de obligado cumplimiento.
ü Priorizar la visión estratégica
y la planificación con la finalidad de prever la solución a los problemas y a
los retos futuros.
ü Compartir ideas, proyectos e información con
otras administraciones similares y con el resto de sus colaboradores y
personas empleadas para el logro de las políticas públicas marcadas por el
Gobierno.
1.2
RECABAR LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA LA DEFINICIÓN DE
LA
ESTRATEGIA Y DE LA PLANIFICACIÓN DE LA UNIDAD
La
estrategia y la planificación resultante han de basarse en una información relevante y significativa
que les dé un fundamento sólido.
Para ello, las personas directivas y las
responsables de la unidad pueden impulsar y comprometerse, junto con el
conjunto de personas que componen, con las acciones siguientes:
ü Identificar los denominados "grupos de interés". Conocer
qué necesidades tienen estos y cuáles
pueden ser sus expectativas para el futuro.
ü Conocer los objetivos y proyectos estratégicos de los diferentes
"grupos de interés", incluidas administraciones de niveles superiores que
les pueden afectar.
ü Identificar las fuentes de información, los
indicadores externos que pueden ser significativos para la definición de
la planificación y la definición de la estrategia de la unidad como, por ejemplo, la información relativa a
las preocupaciones y expectativas ciudadanas, a la evolución de las principales
variables poblacionales, sociales y económicas, buenas prácticas de otras administraciones
públicas, etc.
ü Valorar los resultados alcanzados en sus
indicadores de rendimiento y satisfacción, en el período anterior por la
unidad y su comparación tanto
con otras organizaciones del entorno como con aquellas que resulten
especialmente significativas para la unidad
para
aprender de los mejores.
ü Plantear una sistemática para recoger estas informaciones, valorarlas
y convertirlas en conocimiento útil
para la planificación y la definición de la estrategia
de la unidad.
ü Buscar como colaboradores
a las administraciones y entidades sin ánimo de lucro con los mejores datos relativos a las competencias y
capacidades clave para completar las capacidades de la organización. Y exigir esas competencias y capacidades en los pliegos de
contratación
ü Analizar las nuevas tecnologías para
incluirlas en las estrategias de la organización.
1.3 ESTABLECER LA ESTRATEGIA DE LA ORGANIZACIÓN Y REALIZAR SU PLANIFICACIÓN
Cada organización
planifica sus estrategias y objetivos, definiéndolos con claridad y
trasladándolos a planes de gestión. Así mismo, establece los recursos
necesarios para llevarlos a la práctica y las alianzas que puedan ser necesarias
para alcanzarlos.
Para ello, las personas directivas y las
responsables de la organización
pueden impulsar y comprometerse, junto con
el conjunto de personas que la componen, con las acciones siguientes:
ü Establecer un método para realizar la reflexión estratégica que
incorpore la mayor participación posible de los diferentes "grupos de
interés", tanto internos (personas empleadas de la unidad, por ejemplo)
como externos.
ü Definir la misión, valores y visión de lo que la unidad desea llegar a ser
en el futuro.
ü Establecer los objetivos estratégicos de la unidad, así como los
resultados concretos que se esperan obtener, manteniendo la alineación con el
Plan de Gobierno y con el de las unidades
de rango superior a las que esté adscrita. Y evalúan su progreso de forma anual
ü Identificar y comprender
los resultados clave
necesarios para alcanzar su Misión y evalúar el progreso hacia todos los elementos de su Visión y los objetivos
estratégicos fijados.
ü Trasladar la estrategia a planes de gestión anualizados que contemplen las iniciativas, planes de
actuación, proyectos y acciones a desarrollar y se concreten en los diferentes
ámbitos que componen la organización.
ü Determinar los recursos necesarios para llevar adelante la
estrategia planteada: recursos económicos, de conocimiento, destrezas de las
personas, procesos que han de implicarse, inversiones, etc.
ü Adoptan mecanismos eficaces para
gestionar riesgos estratégicos identificados mediante la planificación de
escenarios.
ü Comprenden sus competencias clave y
cómo pueden generar valor compartido en beneficio de la sociedad en general.
ü Valorar las posibles alianzas necesarias para llevar adelante la
estrategia.
1.4 COMUNICAR, DESPLEGAR, REVISAR Y
ACTUALIZAR LA ESTRATEGIA Y LA PLANIFICACIÓN
El éxito de una estrategia depende de
la forma en que ésta es comunicada a las personas que han de llevarla a la
práctica. La planificación también ha de tener
presente que surgirán cambios y situaciones no previstas que han de ser
incorporadas mediante una adecuada sistemática de seguimiento y revisión de la
estrategia.
Para ello, las personas directivas y las
responsables de la organización pueden
impulsar y comprometerse, junto con el conjunto de personas que la componen, con
las acciones siguientes:
ü Establecer los mecanismos más adecuados para trasladar a las
personas de la organización la estrategia y los objetivos definidos valorando el grado de
comprensión y asunción de los mismos.
ü Comunicar a la ciudadanía, a las personas usuarias, a las
entidades destinatarias de los servicios, a los aliados y otros grupos de
interés aquellas partes de la estrategia que les puedan ser relevantes.
ü Desplegar la estrategia a los diferentes niveles de la organización,
estableciendo los objetivos para los equipos operativos
más básicos, de tal forma que puedan contribuir a orientar las actuaciones de
las personas empleadas: a través de los procesos,
proyectos y/o estructuras organizativas, cada uno con sus objetivos asignados
en el plan estratégico
ü Valorar periódicamente los resultados obtenidos en el trabajo
realizado con los diferentes aliados, así como su grado de satisfacción con la
relación establecida.
ü Establecer cuadros de indicadores de los
resultados clave que permitan gestionar la organización y
sus diferentes equipos facilitando un seguimiento continuado de los mismos.
ü Asegurarse de que los indicadores utilizados contemplan diferentes
aspectos relacionados con: actividades, resultados, datos económicos,
ciudadanía, personas a las que se dirigen los servicios, mejora de los
procesos, desarrollo organizativo, de las personas y del conocimiento.
ü Establecer objetivos basándose en la
comparación de su rendimiento con el de otras organizaciones, su capacidad
actual y potencial y los objetivos estratégicos.
ü Fijar una sistemática de revisión periódica de la estrategia y de
los objetivos establecidos, que permita actualizarlos y adecuarlos a los
cambios y nuevas circunstancias que puedan producirse.
Puertos para acceso a los distintos
niveles:
Definimos a los puertos como los elementos de gestión
que una organización debe poseer para poder optar al nivel de reconocimiento
que se asigna. Son elementos necesarios u obligados para alcanzar el
reconocimiento, pero no son suficientes,
dado que el modelo es global e interrelacionado entre todos sus ejes.
Puerto + 300:
- Tener definidas y comunicadas M, V y V
- Tener definidos los grupos de interés
con sus necesidades y expectativas
- Tener definido un método para realizar
la reflexión estratégica y sus revisiones anuales y al final del periodo
de duración marcado
- Tener definidas las fuentes de
información internas y externas a usar en la elaboración del Plan
Estratégico
- Tener aprobado y comunicado el Plan
estratégico con líneas estratégicas para todos los elementos de la visión
- Pertenecer y participar activamente sus
personas directivas, o con responsabilidades asignadas en la gestión, en
redes y grupos con actuaciones en
el ámbito de la estrategia de la organización.
- Tener desplegados y asignados los
objetivos estratégicos a los procesos encargados de su gestión.
Puerto + 400:
Los
anteriores y además…….
- Obtener como mínimo, en la encuesta de
las personas, un 7 sobre 10, en
los ítems relativos al conocimiento del Plan y objetivos estratégicos de
la organización
- Tener aprobado el cuadro de indicadores
de los resultados clave en el que los objetivos se hayan fijado teniendo
en cuenta la comparación de su rendimiento con el de otras organizaciones
- Tener desplegados los objetivos
estratégicos en los procesos, proyectos y/o
estructuras organizativas.
- Haber realizado las revisiones anuales
de al menos los dos primeros cierres anuales desde la aprobación del Plan
Estratégico, incluyendo la información de cumplimiento o no de los
objetivos desde los procesos
- Tener desplegados y asignados los
objetivos estratégicos a los procesos encargados de su gestión.
Puerto + 500:
Los
anteriores y además……..
- Haber revisado al menos una vez la Misión,
Visión y Valores de la organización
- Haber revisado al menos una vez los
grupos de interés y sus necesidades y expectativas
- Haber revisado al menos una vez las
fuentes de información internas y externas a usar en la elaboración del
Plan Estratégico
- Haber aprobado y comunicado al menos
dos Planes estratégicos con líneas estratégicas para todos los elementos
de la visión revisada
- Tener actualizado el cuadro de
indicadores de los resultados clave en el que los objetivos se hayan
fijado teniendo en cuenta la comparación de su rendimiento con el de otras
organizaciones consideradas las mejores en sus resultados clave
- Tener desplegados los objetivos
estratégicos del Plan vigente en los procesos, proyectos
y/o estructuras organizativas.
- Haber revisado el cumplimiento de las
medidas del Plan estratégico establecidas para ese año y alcanzarlo cada
año en al menos el 85 % de las medidas incluidas y justificar las no
cumplidas.
- Tener evaluados los resultados
obtenidos en servicios gestionados con alianzas
